Digitalisierung von M&A: Entwurf des Merger-Integration-Projekts European M&A Community Summit

Entwurf des Merger-Integration-Projekts

Sachziele und Formalziele der Aufgabe

  Die Aufgabe hat das/die folgende(n) Sachziel(e):

•     Entwurf eines Integrationsprojektplans: vorbereitet

 Die Aufgabe hat folgende Formalziele

•     Integrationserfolg: maximiert

•     Synergie: maximiert

•     Risiko: minimiert

 Automatisierbarkeit

Diese Aufgabe ist teilweise automatisierbar. Projektplanungsanwendungen stehen für die Aktionen "Projekt planen und simulieren" und "Kritischen Pfad berechnen" zur Verfügung.

 Beschreibung der Aufgabe

 Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Begriff "Projekt" impliziert, dass wir ein professionelles Management der Integration durch professionelle Projektmanager haben, die Erfahrung mit komplexen Projekten haben und mit den Fähigkeiten eines zertifizierten Projektmanagers ausgestattet sind. Der Begriff "Projekt" impliziert auch, dass wir einen Projektstrukturplan mit den im Projekt zu erfüllenden Aufgaben haben. Kaufende Unternehmen, die häufig Übernahmen tätigen, verfügen über eine Vorlage für einen Projektstrukturplan, die sie an jedes der neuen Integrationsprojekte anpassen. Dadurch wird die Vollständigkeit in Bezug auf die Abdeckung aller Integrationsthemen gewährleistet und wir können auch beurteilen, ob wir über ausreichende Ressourcen verfügen und ob die Ressourcen wissen, was bei der Integration zu tun ist. Bei dieser Aufgabe wird die Abfolge der Integrationsaktivitäten im Integrationsprojektplan festgehalten. Er bestimmt, wann die einzelnen Integrationsschritte durchgeführt werden können und ob zu diesem Zeitpunkt genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um sie durchzuführen. Dabei werden die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Integrationsaktivitäten und der Ressourcensituation berücksichtigt. Kritische Pfade werden analysiert. Dabei spielen IT-Integrationsaktivitäten eine besondere Rolle, von denen viele andere Aktivitäten abhängen. Mögliche Risiken werden im Integrationsplan Risiken aufgelistet, Abschwächungen werden geplant und die Risiken werden im folgenden Integrationsprojekt verfolgt.

 Die Aufgabe arbeitet u.a. auf folgenden Datenobjekttypen:

 Integrationsprojekt, Integrationsprojektplan, Integrationsplanrisiko, Integrationsbudget, Entwurf des Integrationsprojektplans, Integrationsprojektressourcen, Organisationsplan des Ziels, Einkäuferorganisation, Entwurf des finanziellen Integrationsplans, Aufgabe des Entwurfs des Integrationsplans für Kultur, Entwurf des strategischen Integrationsplans, Entwurf des Produktionsintegrationsplans, Entwurf des Plans für zukünftige Personalkosten, Mapping der Zielstellen auf die Stellenbeschreibungen der NewCo, Entwurf des HR-Kommunikationsplans, Entwurf des HR-Onboarding-Plans, Entwurf des HR-Schulungsplans, Entwurf des Kulturintegrationsplans, Entwurf des steuerlichen Integrationsplans, Entwurf des Geschäftsmodellintegrationsplans, Entwurf des Operationsintegrationsplans, Entwurf des technischen Integrationsplans, Entwurf des GTM-Integrationsplans, Entwurf des IP-Integrationsplans, Entwurf des HR-Integrationsplans, Entwurf des rechtlichen Integrationsplans, Entwurf des Integrationsplans für Partnerschaften, Entwurf des IT-Integrationsplans, Entwurf des Integrationsplans.

Die Aufgabe wird u.a. mit den folgenden Fragen durchgeführt:

• Decken die Teilprojekte des Integrationsprojekts alle Aspekte des Integrationsplans ab?

• Welche zeitlichen Abhängigkeiten bestehen zwischen den Teilintegrationsplänen?

• Welche sequenzbasierten Abhängigkeiten bestehen zwischen den Teilintegrationsplänen?

• Ist die zeitliche Abfolge der Integrationsaktivitäten sinnvoll?

• Sind alle Stakeholder des Integrationsprojekts und ihre Beteiligung definiert?

• Wie motivieren wir die Stakeholder des Integrationsprojekts?

• Wie motivieren wir die Schlüsselakteure des Integrationsprojekts?

• Wie zeichnen wir die Akteure und Schlüsselakteure des Integrationsprojekts aus?

• Planen wir, Meilensteine und Erfolge des Integrationsprojekts zu feiern, und wann?

• Sind alle erforderlichen Ressourcen zum geeigneten Zeitpunkt verfügbar?

• Beeinträchtigt die Belastung durch die Integrationsaktivitäten zu irgendeinem Zeitpunkt die Operationen und Ergebnisse der NewCo?

• Wie vermeiden wir eine Arbeitsüberlastung der Hauptakteure im Integrationsprojekt?

• Welche zeitlichen Verzögerungen erwarten wir bei dem Projekt?

• Wie wirkt sich die Mitbestimmung auf den Projektfortschritt aus?

• Wurden verschiedene Szenarien von Zeitverschiebungen in einzelnen Teilprojekten, insbesondere bei der IT-Integration, simuliert?

• Wie reagieren wir auf ungeplante Veränderungen während des Projekts, wie z.B. massive Preissenkungen auf den Absatzmärkten, eine Pandemie oder einen wirtschaftlichen Abschwung?

• Welche Integrationsaktivitäten sollten vor dem ersten Tag beginnen und wie und von wem werden sie durchgeführt?

• Welches sind die Voraussetzungen, um den Abschluss der Integration zu erklären?

Das alles und mehr in meinem neuen Buch:

Automation of Mergers and Acquisitions: Due Diligence Tasks and Automation Karl Michael Popp Books on demand M&A Media Services Digitization M&A 978-3750462052

What is merger integration? What do i have to do?

The task of post merger integration

An important ingredient in acquisition strategy is how you integrate the acquired company. Let us describe the task of post merger integration with goals and objectives. You have to think well about goals and objectives, since these will define what is being done through merger integration.

Goal of the merger integration task

The goal of post merger integration is to plan and execute the integration of two businesses. WIthin each business, there is an organization and there are many processes, which are to be aligned and/or integrated.

Objectives of the merger integration task

While goals tell what outcomes have to be achieved, objectives are used to select optimal outcomes.

• Maximize likelihood of integration success: each merger integration tries to reach successful completion meaning that there is no failure of the integration.

• Continue target operations: in most cases, it is important to not interrupt the target operations with merger integration activities.

• Fit integration type: there are different ways to integrate two companies, which are determined in the integration strategy. more information about merger integration types can be found here: Merger Integration Types

• Fulfill synergy objectives: every merger has synergy expectations and objectives. Merger integration is targeted at creating such synergies.

Decomposition of the merger integration task

There are three subtasks: designing the new entity, planning merger integration (project) and executing merger integration project.
The first two should be started during due diligence to ensure merger integration success.

Learn more from the book mentioned below or click here.

Design of the new entity NewCo

  The task has the following goal(s):

• NewCo:  planned

 The task has the following objectives:

• Synergy:  maximized

• Integration success:  maximized

• Risk:  minimized

 Automatability

This task is partially automatable. Tools are available for some actions.

 Task description

 The structure and behaviour of the entity NewCo, which will emerge from the post-merger integration, is planned. It is determined whether an existing entity of the company to be acquired will continue to exist or whether it will be merged with another entity of the buyer.  NewCo's business models, the resource model and the operations model are designed with the deal targets and integration goals in mind. The target or buyer model can be used as a template or a completely new entity can be designed. The result of this task is the design of the new entity. More details are in my new book “Automation of M&A“.

Plan merger integration

  The task has the following goal(s):

• Draft integration plan:  prepared

 The task has the following objectives:

• Integration success:  maximized

• Synergy:  maximized

• Risk:  minimized

 Automatability

This task is partially automatable. Project planning applications are available for the 'Design Plan' action.

 Task description

 The integration plan is created on the basis of the individual integration plan drafts. The drafts for the individual sub-project plans generated in the target due diligence are reviewed and supplemented. The dependencies between the individual integration activities and the resource situation are taken into account. The integration budget required to carry out the project is planned and any risks and their mitigation are documented.

More details are in my new book “Automation of M&A“

Please navigate to one of the following articles to continue:

Speed of merger integration

Due Diligence

Tackling problems as early as possible: frontloading

Tax Due Diligence

Strategy Due Diligence

Due Diligence - can it be automated?

Culture due diligence

Please sign-up and we will keep you up-to-date on M&A topics, events and books. strictly no spam

Automation of Mergers and Acquisitions: Due Diligence Tasks and Automation Karl Michael Popp Books on demand M&A Media Services Digitization M&A 978-3750462052

(C) Dr. Karl Popp 2020

Bericht Denkfabrik 2019

Am zweiten Tag des Jahreskongresses Post Merger Integration des Bundesverbandes M&A fanden sich etwa fünfzig Teilnehmer fanden sich zum diesjährigen PMI-Workshop “Denkfabrik Wirtschaft” zusammen, um sich aktuellen Themen wie z.B. Digitalisierung des M&A Prozesses, Risikomanagement, automatische Vertragsanalyse, cybersecurity und Kulturintegration zu widmen. Bemerkenswert war der Veranstaltungsort: die Sportsbar des Sheraton Hotels Frankfurt.

Eröffnung des Workshops

Dr. Karl Michael Popp eröffnete den Workshop mit einem Kurzüberblick über die Agenda und leitete zur ersten Keynote der Firma Q-nnect über mit dem Titel “21st century M&A“, die sich dem Thema der IT-Integration widmete.

Keynote von Q-nnect

Es folgte die Vorstellung des auf Design Thinking und agilem Vorgehen basierenden Workshop-Konzeptes durch den Design Thinking Experten Olaf Mackert. Anschliessend brachte ein unterhaltsames warm up game die Anwesenden auf Betriebstemperatur.

Das Warm up game bringt die Teilnehmer in Interaktion und Bewegung

Dann teilten sich die Teilnehmer in drei Workshop-Gruppen auf, die in 90-minütigen Workshops die Themen Integration der Unternehmenskulturen, IT-Integration aus Sicht der Finanzabteilung sowie Überblick über den State-of-the-Art der M&A-Digitalisierung diskutierten.

Eine zweite Welle von Workshops widmete sich den Themen GET Excellence - Organisation und toolgestützte Steuerung des Integrations- & Synergien- Managements, Risikomanagement in M&A und PMI- wie stellt man Compliance sicher und ist trotzdem effektiv sowie Bewertung und Mitigation von Cyberrisiken bei der PMI.

Nach dem Mittagessen folgte die zweite Keynote des Tages von SNP mit dem Titel “BRIDGING THE GAP BETWEEN BUSINESS AND IT - ERP transformation from a M&A perspective“.

Vor der letzten Workshop-Runde brachte ein weiteres Warm up die Teilnehmer in Schwung.

Die Teilnehmer im Wettbewerb “Schere, Stein, Papier, Echse, Spock“

Die nächste Workshop-Runde war für folgende Themen reserviert: Automatische Vertragsanalyse revolutioniert die Due Diligence, Nutzung eines konfigurierbaren M&A-Referenzmodells zur Dokumentation von Best Practices, zur Steuerung des Prozesses und zur Kartierung von Tools im M&A Prozess sowie Erfolgreiche Geschäftsmodelle mit Hilfe hybrider Intelligenz schaffen.

What can i do for merger integration during due diligence?

Merger integration due diligence

We introduce merger integration due diligence as a new type of due diligence that arises from the objective “Maximize likelihood of integration success”.

Definition of merger integration due diligence

Merger integration due diligence has the goal to review the merger integration project and plans. 

All aspects of merger integration are being reviewed for viability and for likelihood of success. Viability relates to the work breakdown structure for the integration to be consistent and complete. It also relates to resources (employees and budgets) that have to be sufficient and available. The objective of the task is to maximize the likelihood of merger integration success.

Based on the decomposition of the merger integration task we can define the corresponding decomposition of the merger integration due diligence task.

Review of the design of the new entity

The design of the new entity has to be reviewed for consistency and completeness. We start with the business strategy and plan layer and review the defined business strategy for the new entity. Then we enter the second layer and ask questions like: will the business processes work? Are the business processes compliant with compliance rules? Is governance of the business ensured?
In parallel, we have a look at the business resources and at the questions: Are enough qualified resources planned and available? Are the assignments of resources to tasks sufficient? Are sufficient resources planned and available?

Review merger integration plans

Next we review merger integration plans. Keeping in mind the design of the new entity and the resource situation, we review the schedules and the steps of the merger integration plans. We ask questions like: Can the merger integration plan be executed the way it is defined? Will sufficient resources and budgets be available at the right time to execute the merger integration plan successfully? What happens if we run late or we have resource shortages?

Review merger integration project

This is the part of the review that is often neglected in practice. We review the structure and behavior of the merger integration project.
It is important to keep in mind that the word “project” implies that we have a professional management of the integration leveraging professional project managers, experienced with complex projects and equipped with skills of a certified project manager. We should also have a project steering committee in place that has wide competencies and can drive and take decisions quickly.
We also focus on getting answers to questions like: Do we have the right assignments of resources to merger integration tasks? Are the resources capable of executing their assigned tasks? Do the resources have appropriate social competences to lead people and convince them the integration is the right thing to do?

With the results of the merger integration due diligence, you are well prepared to have the right budget, business plan and integration approach.

Learn more at the workshop......

(C) Dr. Karl Popp 2016

Speed of merger integration

There has been a lot of literature on speed of merger integration. Some say high speed is key, some say high speed is not always the solution. As usual, it is not easy to give general statements. I would like to propose a new view on integration speed that will help you to best select the speed for certain integration activities.

My key points on merger integration speed

Merger integration Complexity impacts speed

Speed is one thing, workload is the other. Even if you compromise on results quality for speed by targeting a "good enough" integration, you still have to cope with the workload of the integration. Higher complexity might force lower speed, lower complexity enables higher speed.

See my effort and complexity considerations for help.

Merger integration ability impacts speed

The acquirer´s ability to execute merger integration impacts speed. Abilitycan be measured by organizational maturity, which is measured in three dimensions: M&A experience, number of corporate functions existing and number of dedicated M&A personnel. See my book for more information. Less maturity forces lower speed, higher maturity enables higher speed.

A differentiated view on speed for different activities

Let us have a a look at speed in different integration activities and see the impact

• Financial integration and speed

usually a high speed activity for a good reason: the acquirer wants to take control of financials. This can be done via organizational measures, like appointing a new CFO for the target,  change of financial processes and application systems and via legal entity integration.

Dependencies between actitivies and speed

Here are some dependencies between different merger integration activities and their impact on merger integration speed:

• Legal entity integration schedule impacts speed.

You cannot integration what you cannot integrate. In many companies the schedule of legal entity integration determines the takt of other integration activities. Slow legal entity integration speed means slower overall integration speed.

See my book for more information.

• Compliance considerations impact speed.

Compliance to bookkeeping and other standards needs preparation. Going from few to many compliance requirements takes time. The more difference in compliance requirements between target and acquirer, the more time might be needed.

• Resistance of people impacts speed.

Now this is tricky. Resistance to change can exist. Resistance might increase over time and get harder to overcome. High speed of integration reduces the risk. Slow speed increases the risk of additional resistance.

• Behavior of executives impacts speed.

Employees need orientation in times of fear, uncertainty, doubt. There may be up to thousands of integration-related decisions to be taken. Executive engagement and drive is paramount for speed. The more engaged executives are, the more speed the integration can have.

See my book for more information.

Similarity of target and acquirer and speed

Similarity comes in three dimensions: organizational, business model and operations model similarity and has an impact on merger integration speed as follows:

• Similarity of organizations enables higher speed

the more similar organizations are, the higher the speed of integration can be. but there is a caveat: more similarity might also mean more overlap and redundancy between organization, which creates more complexity and probably slower speed.

• Similarity of business models enables higher speed

the more similar business models are, the better the operations of these business models can be integrated. This enables higher speed. The reverse is also true. If business models are significantly different, this might impose slower speed of integration.

• Similarity of operations models enables higher speed

How a business operates is a key thing to understand and to integrate a business. the closer an operational model is, the higher the speed of integration can be.

See my book for more information.

Learn more at the workshop .....

(C) Dr. Karl Popp 2016